Informativa Privacy

INFORMATIVA PRIVACY PARTECIPANTI PIATTAFORMA IL CALICE RACCONTA

L’iscrizione alla piattaforma richiede il trattamento di alcuni dati personali da parte dell’interessato.

Pertanto, così come prescritto dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (art. 13 Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito anche RGPD), la Asteres S.C.R.L., titolare del trattamento, (indicata quale “Titolare” o “Società”), fornisce all’interessato le informazioni relative al trattamento dei dati.

CHI È IL TITOLARE E COME CONTATTARLO?

 Il Titolare del trattamento dei dati è Asteres S.C.R.L., con sede legale in Via Abbagnano 17, Senigallia (AN) e sede operativa in Via Modigliani 23, Senigallia (AN), P.IVA 02773090424. La Società può essere contattata attraverso l’indirizzo e-mail info@asteres.it

QUALI SONO I DATI TRATTATI?

 I dati personali trattati sono i dati identificativi conferiti mediante compilazione dell’apposito form di iscrizione e i dati contabili relativi ai pagamenti effettuati nel caso di eventi per cui sia previsto il versamento di un corrispettivo.

Nel corso dell’evento cui l’interessato partecipa saranno effettuate foto e videoregistrazioni delle aree dedicate all’iniziativa, nell’ambito delle quali possono essere acquisite o riprese immagini dell’interessato.

QUALI LE FINALITÀ E LE BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO?

 I dati sono utilizzati per consentire l’informazione e la partecipazione alle iniziative, la gestione degli aspetti organizzativi e l’adempimento degli obblighi contabili – amministrativi cui la Società è tenuta nel caso di eventi per cui sia richiesto il pagamento di un corrispettivo.

La base giuridica di tale trattamento è pertanto l’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali e l’adempimento di obblighi di legge.

Le immagini degli interessati acquisite durante le iniziative saranno utilizzate e diffuse, anche tramite i siti web e le pagine e gli account social della Società, nonché attraverso ulteriori supporti, anche cartacei, destinati alla diffusione, per finalità di informazione legate all’iniziativa.

La base giuridica di tale trattamento consiste nel legittimo interesse della Società di raccontare e documentare l’evento anche attraverso le immagini acquisite durante il suo svolgimento.

L’utilizzo delle immagini dell’interessato per finalità di marketing (quindi, ad esempio, all’interno di e-mail o locandine con cui la Società promuove i propri servizi) sarà effettuato solo previo consenso dell’interessato, che sarà sempre libero di revocarlo, senza che l’eventuale revoca pregiudichi l’utilizzo effettuato in precedenza.

Se autorizzato dall’interessato, i dati di contatto potranno inoltre essere trattati per finalità di marketing (ossia, per l’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale dell’attività e dei servizi offerti) attraverso mezzi tradizionali, come il contatto telefonico con operatore, nonché mezzi automatici, come e-mail e sms.

La base giuridica di tale trattamento è il consenso, che potrà essere revocato in ogni momento dall’interessato, senza che l’eventuale revoca pregiudichi l’utilizzo dei dati effettuato in precedenza.

Se autorizzato dall’interessato, inoltre, i dati rilasciati in fase di iscrizione all’evento saranno trasmessi agli sponsor dell’iniziativa per loro autonome finalità di marketing attraverso mezzi tradizionali, come il contatto telefonico con operatore, nonché mezzi automatici, come e-mail e sms.

La base giuridica di tale trattamento è il consenso, che potrà essere revocato in ogni momento dall’interessato, senza che l’eventuale revoca pregiudichi l’utilizzo dei dati effettuato in precedenza.

Nel caso si rendesse necessario, i dati dell’interessato potranno anche essere utilizzati a fronte dell’interesse legittimo del titolare di svolgere attività difensive o fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.

COME VENGONO GESTITI I DATI?

 Modalità

I dati raccolti sono trattati con strumenti informatici e con modalità cartacee, nel rispetto degli obblighi di sicurezza prescritti dalla vigente normativa per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Il titolare si avvale di alcuni servizi e piattaforme offerti da soggetti terzi (e precisamente: Google Drive di Google Suite per la gestione delle liste di iscrizione e la conservazione dei dati, Sendinblue e Mailchimp per la gestione di email e sms promozionali, piattaforme di social network per la promozione delle attività attraverso pagine e account aziendali) che offrono adeguate misure di sicurezza e offrono le necessarie garanzie in ordine al trasferimento di dati all’estero (decisione di adeguatezza e clausole contrattuali standard).

L’eventuale consenso prestato per le finalità di marketing, sulla base dell’art. 130, commi 1 e 2, del D. Lgs. 196/2003 (Codice privacy), implica la ricezione di comunicazioni e materiali promozionali e commerciali, non solo attraverso modalità automatizzate di contatto, ma anche attraverso modalità tradizionali, come la posta cartacea o le chiamate tramite operatore.

Tempi di conservazione

I dati sono conservati per il tempo relativo alla gestione degli aspetti organizzativi legati all’evento.

Nel caso di iniziative a pagamento i dati saranno conservati secondo i termini di legge legati alle finalità amministrative e contabili e, comunque, entro i termini prescrizionali fissati per i diritti e gli obblighi sottesi al trattamento.

Se acconsentito, i dati trattati per le finalità di marketing verranno conservati per cinque anni, fatto salvo il diritto di opposizione che l’interessato potrà esercitare liberamente in ogni momento e senza onere alcuno, anche separatamente, per l’invio delle comunicazioni promozionali tramite modalità automatizzate o attraverso mezzi tradizionali.

Sono fatte salve eventuali esigenze difensive, per cui i dati potranno essere conservati anche oltre i termini indicati.

Le immagini saranno conservate fino a richiesta di cancellazione da parte dell’interessato e comunque non oltre cinque anni dall’evento.

Si fanno salve eventuali esigenze difensive per cui i dati potranno essere conservati anche oltre i termini indicati.

CHI PUO’ CONOSCERE I DATI?

I dati saranno trattati dal personale autorizzato al trattamento. I dati potranno inoltre essere conosciuti dalle Autorità competenti in caso di specifiche richieste cui il titolare è tenuto, per legge, a dare seguito, dai consulenti o dalle società che prestano servizi di fornitura ed assistenza informatica, dalle hostess e dal personale incaricato delle operazioni di identificazione in fase di ingresso all’evento, dalle società e/o consulenti che effettuano le riprese fotografiche e video, dai consulenti di cui il titolare si avvale per la gestione contabile e amministrativa e dai consulenti legali per la gestione del contenzioso e per l’assistenza legale nel caso di eventuali controversie per cui si rendesse necessario il loro coinvolgimento.

Si precisa che alcuni dei soggetti indicati operano quali responsabili del trattamento e che la comunicazione a coloro che operano quali autonomi titolari viene effettuata perché prescritta da obblighi di legge o necessaria a dar corso agli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale o all’interesse legittimo del titolare consistente nel mantenere la sicurezza dei sistemi informatici e nello svolgimento delle attività difensive attraverso consulenti legali.

L’interessato potrà richiedere al Titolare la lista dei soggetti esterni che svolgono la loro attività quali responsabili del trattamento.

La comunicazione è comunque limitata alle sole categorie di dati la cui trasmissione si rende necessaria per lo svolgimento delle attività e finalità perseguite.

Previo consenso, i dati conferiti in fase di iscrizione saranno trasmessi agli sponsor dell’evento per loro autonome finalità di marketing. L’interessato può conoscere nel dettaglio i singoli sponsor dell’evento attraverso il sito web dedicato allo stesso e comunque rivolgendosi al Titolare.

Nel caso in cui l’interessato abbia autorizzato il trattamento dei dati di contatto per finalità di marketing, i dati potranno inoltre essere conosciuti dai fornitori utilizzati per l’invio di comunicazioni promozionali tramite e-mail e sms.

Le immagini acquisite durante l’evento saranno diffuse attraverso la loro pubblicazione nei siti web del Titolare nonché in piattaforme social e in documenti destinati alla diffusione. Le stesse pertanto potranno essere conosciute da coloro che accedono agli strumenti di divulgazione utilizzati dalla Società.

CONFERIMENTO DEI DATI

 Il conferimento dei dati richiesti è facoltativo. L’eventuale rifiuto comporta però l’impossibilità di partecipare all’evento.

QUALI SONO I DIRITTI DELL’INTERESSATO?

 La legge riconosce all’interessato il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati.

L’interessato potrà far valere i suoi diritti in ogni momento, senza formalità, rivolgendosi al titolare del trattamento.

Si riportano di seguito nel dettaglio i diritti riconosciuti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

• Il diritto di accesso, ossia il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a)  le finalità del trattamento; b)  le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d)  quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e)  l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f)  il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g)  qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h)  l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato. Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha poi il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento.
• Il diritto di rettifica, ossia il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
• Il diritto alla cancellazione, ossia il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo se: a)  i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c)  l’interessato si oppone al trattamento effettuato perchè necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare o per il perseguimento del legittimo interesse e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento per finalità di marketing diretto; d)  i dati personali sono stati trattati illecitamente; e)  i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; f)  i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione a minori. La richiesta di cancellazione non può però essere accolta se il trattamento è necessario: a)  per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione; b)  per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica; d)  a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, nella misura in cui la cancellazione rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento; o e)  per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
• Il diritto di limitazione, ossia il diritto di ottenere che i dati siano trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro se: a)  l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; c)  benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d)  l’interessato si è opposto al trattamento effettuato perchè necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare o per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.
• Il diritto alla portabilità, ossia il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti al titolare e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare senza impedimenti da parte del titolare cui li ha forniti, nonché il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare all’altro, se tecnicamente fattibile, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati. Tale diritto lascia impregiudicato il diritto alla cancellazione.
• il diritto di opposizione, ossia il diritto dell’interessato di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato perchè necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare o per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.

Si informa poi l’interessato che, nel caso ritenga che il trattamento dei suoi dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dal RGDP, ha il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).